1. Kto przetwarza dane
Administratorem danych przetwarzanych przez bota Discord Exilerp (dalej: „Bot”) jest administracja serwera ExileRP (dalej: „my”). Kontakt w sprawach danych: ticket na serwerze Discord ExileRP (discord.gg/exilerp).
2. Jakie dane przetwarzamy
- Dane konta Discord: identyfikator (ID), nazwa użytkownika i wyświetlana, awatar, role na serwerze ExileRP i data dołączenia do serwera.
- Zgłoszenia (tickety): dane z formularza zgłoszenia i wiadomości wysłane na kanale zgłoszenia – zapisywane jako transkrypt po zamknięciu.
- Podania: odpowiedzi z formularza podania (składanego na exilerp.eu), status, decyzja i wiadomość od administracji.
- Aktywność w funkcjach Bota: głosy oddane przyciskami, propozycje (treść propozycji, autor, liczba głosów za i przeciw), udział w konkursach, wybrane role, tymczasowe kanały głosowe.
- Moderacja i bezpieczeństwo: treść wiadomości usuniętych lub edytowanych, wiadomości z zablokowanymi linkami i informacje o dołączeniach – przekazywane wyłącznie na prywatny kanał logów administracji na Discordzie.
- Statystyki zgłoszeń: kto i kiedy otworzył, obsłużył i zamknął zgłoszenie.
- Panel administracji (panel.exilerp.eu): przy logowaniu przez Discord (zakres
identify) – ID, nazwa i awatar osoby z ekipy oraz ciasteczko sesji.
Bot nie czyta wiadomości prywatnych, nie zbiera adresów IP graczy z Discorda, nie śledzi aktywności poza serwerem ExileRP i nie używa danych do reklam.
3. Uprawnienia Discorda, których używa Bot
- Server Members Intent – powitania nowych osób, weryfikacja, liczniki członków, ochrona przed rajdami i nadawanie ról po przyjęciu podania.
- Message Content Intent – filtr linków, ochrona przed spamem, kanał propozycji oraz logi usuniętych i edytowanych wiadomości dla moderacji. Poza Discordem zapisujemy tylko treść propozycji (do głosowania) i wiadomości z zamkniętych zgłoszeń w transkrypcie (usuwany po 3 dniach); pozostałe wiadomości trafiają wyłącznie na prywatny kanał logów administracji na Discordzie.
4. Po co i na jakiej podstawie
- obsługa funkcji Bota, o które prosisz (zgłoszenia, podania, role, głosowania) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Twoje żądanie),
- moderacja, bezpieczeństwo serwera i ochrona przed nadużyciami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes),
- statystyki obsługi zgłoszeń i organizacja pracy ekipy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
5. Gdzie i jak długo przechowujemy dane
Poza Discordem, na naszych serwerach VPS w Unii Europejskiej, Bot zapisuje: podania (odpowiedzi, status, decyzja), statystyki zgłoszeń (ID osób i czasy), propozycje (treść, autor, głosy), transkrypty zamkniętych zgłoszeń, dane konkursów i tablic zadań ekipy oraz listę osób z dostępem do panelu. Pozostałe dane zostają na Discordzie.
- Transkrypty zgłoszeń publikowane pod linkiem – usuwane automatycznie po 3 dniach. Wpis o zamknięciu zgłoszenia zostaje na prywatnym kanale logów.
- Podania i decyzje – przez czas prowadzenia rekrutacji na serwerze albo do czasu, aż poprosisz o ich usunięcie.
- Logi moderacji na kanałach Discorda – zgodnie z ustawieniami serwera; mogą zostać usunięte przez administrację.
- Statystyki zgłoszeń, głosy, propozycje, konkursy – do czasu, aż przestaną być potrzebne albo poprosisz o usunięcie.
- Sesja panelu administracji – do wylogowania albo wygaśnięcia sesji.
6. Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy i nie udostępniamy danych podmiotom trzecim w celach marketingowych. Dane są przetwarzane w ramach platformy Discord (zgodnie z polityką prywatności Discord) oraz na naszych serwerach VPS w Unii Europejskiej. Ruch do stron exilerp.eu, panel.exilerp.eu i transkryptów przechodzi przez Cloudflare (ochrona i przyspieszenie). Dostęp do danych ma wyłącznie ekipa serwera, w zakresie potrzebnym do jej pracy.
7. Twoje prawa
Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Aby skorzystać z tych praw, otwórz ticket na serwerze Discord ExileRP. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).
8. Bezpieczeństwo
Połączenia są szyfrowane (HTTPS), dostęp do panelu i danych mają tylko wskazane osoby z ekipy, a transkrypty mają losowe adresy i są automatycznie usuwane.
9. Wiek
Z Bota mogą korzystać osoby, które spełniają wymagania wiekowe Discorda w swoim kraju.
10. Zmiany
Możemy aktualizować tę politykę, np. po dodaniu funkcji Bota. Aktualna wersja jest zawsze pod tym adresem, z datą obowiązywania na górze strony.
Privacy Policy – English version
1. Controller. The data processed by the Discord bot Exilerp (“the Bot”) is controlled by the ExileRP server staff (“we”). Contact: open a ticket on the ExileRP Discord server (discord.gg/exilerp).
2. Data we process. Discord account data (user ID, username and display name, avatar, roles on the ExileRP server, join date); support tickets (form answers and messages, saved as a transcript when closed); applications submitted on exilerp.eu (answers, status, decision and staff message); activity in Bot features (poll votes, suggestions – text, author and vote counts, giveaway entries, selected roles, temporary voice channels); moderation data (content of deleted or edited messages, messages with blocked links, join information – sent only to a private staff log channel on Discord); ticket statistics (who opened, handled and closed a ticket); staff panel login via Discord OAuth2 (identify scope) and a session cookie. The Bot does not read direct messages, does not collect IP addresses from Discord, does not track activity outside the ExileRP server and does not use data for advertising.
3. Privileged intents. Server Members Intent: welcome messages, verification, member counters, anti-raid protection and assigning roles after an accepted application. Message Content Intent: link filter, anti-spam, the suggestions channel and staff logs of deleted/edited messages. Outside Discord we store only the text of suggestions (for voting) and messages of closed tickets in the transcript (deleted after 3 days); other messages are only forwarded to the private staff log channel on Discord.
4. Purposes and legal basis (GDPR). Providing the features you request – Art. 6(1)(b); moderation, server security and abuse prevention, ticket statistics – Art. 6(1)(f) (legitimate interest).
5. Storage and retention. Outside Discord, on our VPS servers in the EU, the Bot stores: applications (answers, status, decision), ticket statistics (user IDs and timestamps), suggestions (text, author, votes), transcripts of closed tickets, giveaway and staff board data, and the list of staff panel users. Everything else stays on Discord. Published ticket transcripts are deleted automatically after 3 days; applications and decisions are kept while recruitment is running or until you ask us to delete them; moderation logs on Discord follow the server settings; statistics, votes, suggestions and giveaways are kept until no longer needed or until you ask for deletion; staff panel sessions last until logout or expiry.
6. Sharing. We do not sell data or share it for marketing. Data is processed on Discord (see the Discord Privacy Policy) and on our VPS servers in the European Union; traffic to exilerp.eu, panel.exilerp.eu and transcripts goes through Cloudflare. Only server staff can access the data, as needed for their work.
7. Your rights. You may request access, rectification, erasure, restriction, portability, or object to processing based on legitimate interest – open a ticket on the ExileRP Discord server. You may also lodge a complaint with a data protection authority (in Poland: UODO).
8. Security. Connections are encrypted (HTTPS), only designated staff can access the panel and data, and transcripts use random addresses and are deleted automatically.
9. Age. The Bot may be used by people who meet Discord's minimum age requirements in their country.
10. Changes. We may update this policy; the current version is always published at this address with its effective date.